Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведешь, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями действующих нормативных документов.

4.1. Оформление дел.

4.1.1. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел, с методической помощью и под контролем ведомственного архива.

Полное или частичное оформление дел.

4.1.2. В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление дел.

4.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку дела;

нумерация листов дела;

составление завіряючого надписи дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скорозшивачах, не проводить пересистематизацію документов,

лист дела не нумеровать, завіряючі надписи не составлять. Подшивка дела.

4.1.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чигання текста всех документов.

4.1.5. Дела постоянного хранения , состоящие из документов особой научно-исторической, художественной или иной ценности, или неформальных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в картонных футлярах (коробках).

При наличии в деле отдельных особо пенных документов, а также неиспользованных личных документов, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для завіряючого надписи, а в начале дела — бланки форм для внутренней описи документов.

Нумерация листов.

С целью обеспечения сохранности и закрепления порядка местонахождение листов, все листы, кроме внутренних описей, нумеруются в розвернутому виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным графическим карандашом. Использование чернил или цветных карандашей запрещается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов или чаще, она нумеруется по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные материалы на отдельных листах, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

Листы с наглухо наклеенными документами нумеруются как один лист. Если к документу подклеены другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вставками нумеруются так : сначала конверт, а затем каждая вставка.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную информацию.

В случаях большего количества ошибок в нумерации листов в делопроизводстве проводится их перенумерація. При перенумерации старые номера зачеркиваются одной чертой, а рядом ставится новый номер каждого листа. В конце дела составляется новый завіряючий надпись, при этом старая надпись зачеркивается, но сохраняется.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах, готовятся к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом использование литерных номеров листов.

Составление завіряючого надписи дела.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется завіряючий надпись дела.

Завіряючий надпись составляется в деле на отдельном листе — завірнику, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеке — на отдельном чистом листке. Запрещается выносить завіряючий надпись на обложку дела. Если дело подшито без листа-завірника, он наклеивается на внутреннюю

сторону обложки.

В завіряючому надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+», количество знаков внутренней описи.

В завіряючому надписи указываются следующие особенности нумерации документов:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

номера крупноформатних листов;

номера конвертов с вкладками и количество вложенных в них листов.

Завіряючий надпись подписывается тем, кем составлен, указывается должность и дата. Все последующие изменения (замена оригиналов копиями, подключение новых документов и т.д.) отмечаются в завіряючому надписи со ссылкой на соответствующий акт. Составление внутренней описи:

4.1.21. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней) составляется внутренняя опись документов.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах, сформированных по типам документов. Необходимость составления описи определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексы, даты, заголовки.

К внутренней описи составляется итоговый запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела эти изменения отображены в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляется новый итоговый запись. Оформление обложки.

Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложці указывается:

наименование организации и ее косвенная подчиненность;

наименование структурного подразделения; индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

заголовок дела;

аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы;

дата дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложці дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложці дел постоянного хранения относится чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей.

Архивные шифры на обложках дел временного

хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК организации, согласованных с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утвержденных руководителем организации.

При оформлении дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчиняется. Если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, или при переданы в другую организацию, на обложці дописывается новое наименование этой организации, а прежнее заключается в скобки.

4.1.27. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и др.)

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

4.1.28. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копійність. Дата дела

4.1.29. На обложке дела обязательно указывается дата дела-годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не

совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … годы.

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

4.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

4.1.31. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

4.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

4.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

4.1.34. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Пример: 9 мая 1945 года.

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, в том случае если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Пример: 09.05.45 г.

Если дата документа или отдельных ее элементов определяется приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания

оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Пример: [не ранее 1961 г.].; [не ранее апреля — не позднее мая 1940 г.]; [22 сентября 1952г.?].

4.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, что указывается на основании завіряючого надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), КОТОРЫЙ переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственном перечне документов с указанием сроков их хранения.

4.2. Составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации

4.2.1. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕДСД и подразделений, сосущих правил, составляются описи дел.

4.2.2. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документов, обеспечивающих оперативный поиск дел.

4.2.3. Описи составляются отдельно на:

— дела постоянного хранения;

— дела временного (свыше 10 лет) хранения;

— дела по личному составу и иные однотипные дела;

— на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Составление описи дел структурного подразделения

4.2.4. В делопроизводстве описи указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации (в безструктурній организации — на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации, заведенные в каждом календарном году или за выбранный срок (на дела общественных организаций и выборных органов).

Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным архивом на них может складываться одно описание (внутри дела располагаются по годам их заведение).

4.2.5. Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству организации, работниками службы делопроизводства организации или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством ведомственного архива.

4.2.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описей дел структурных подразделений министерств и ведомств, представляющих в

ведомственный архив описи дел через 2 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

4.2.7. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность завіряючого надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры для их розыска. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на отсутствующие дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в ведомственный архив.

4.2.8. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи,

— индекс дела (тома, части);

— заголовок дела (том, части), что вполне соответствует его

заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (томе, части);

— терши сохранения дела.

4.2.9. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. .Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

— систематизация дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения устанавливается ведомственным архивом.

Как правило, систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Так, опись дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения n 5, числящихся по номенклатуре и заведены в 1981 г., будут иметь номера: 5п-81, 5в-81 и 5 л/с-81;

— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

— при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однотипные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения

о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи

заголовок воспроизводится полностью);

— графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического стішу дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

Оформление описи дел структурного подразделения

4.2.10. В конце описи вслед за последней описувальною статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

4.2.11. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации экспертной комиссии (ЭК), то опись до ее утверждения должен быть рассмотрен и принят в ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочных оправок (содержание, список сокращений, указатели).

4.2.12. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственных архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись составляется в трех экземплярах, потому что один экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК, на котором она была рассмотрена и одобрена.

4.2.13. На обложках дел, внесенных в опись структурного

подразделения, по согласованию с ведомственным архивом, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.

4.2.14. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового распределения сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на ведомственный архив (лицо, ответственное за архив).

4.3. Передача дел в ведомственный архив.

4.3.1. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, их передача производится только по описям.

4.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива или по описям или номенклатуры дел.

4.3.3. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и организаций, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

4.3.4. В период подготовки дел структурным подразделением (общественной организацией) к передаче в ведомственный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и

оформлении дел работники структурного подразделения (общественной организации) обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

4.3.5. Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передала дела.