На каждом деле указывают его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел должен соответствовать номенклатуре дел. Для дел, содержащих особо ценные документы (протоколы, приказы) составляется и систематически ведется внутренняя опись в начале дела.

№

документа

Дата

Краткое содержание

№ страницы в деле

Примечания

32

0.12.99

Распоряжение о проведении инвентаризации

45

Приложение: Акт №3 от 15.12.99

Документ может быть извлечен из дела лицом,

отвечает за формирование дел и их хранение. На его место вкладывается лист — замінювач, в котором указывается кому, коши и на какой срок выдан документ под роспись.

Например: «Распоряжение об инвентаризации выдано заместителю директора по хозяйственной части Омельчуку О.П. 10 января 1999 года. Подлежит возврату 15 января 1999 года.

Заместитель директора Омельчук Е.П. (подпись)»

В случае выдачи дела эти.. ;ом, делается отметка в «Реестре выдачи дел».

Оперативное хранение.

Документы со времени заведения (поступления) их в делопроизводстве и до передачи в ведомственный архив хранятся по месту формирования в дела (в небольших учреждениях целесообразно централизованное хранение дел в канцелярии).

С целью повышения оперативности поиска документов дела размешивают согласно их номенклатуры. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

В случае хранения дел в структурных подразделениях сохранность документов и дел обеспечивают их руководители и сотрудники, ответственные за документацию.

Дела увита находиться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах и столах, которые замыкаются, чем обеспечивается полная сохранность документов.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиального органа хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делается отметка о дате заседания и времени записи, секретарь коллегиального органа несет ответственность за их хранение.

Документы, созданные средствами вычислительной техники, хранятся на общих основаниях.

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя учреждения. На выданное дело заводится карточка-заменитель дела, в которой указывается: структурное подразделение, номер дела, дату выдачи, кому выдано, возврат. Предусматривают графы для расписок в получении и приеме дела.

Регистр выдачи дел

Индекс дела

Дата, когда выдано

Дата, до которой выдано дело

Кому выдано

Расписка в получении

Примечания

3.1.1.

05.01.98

06.01.98

Директору Бендеру В.И.

Подпись

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документа допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копни документа.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения должны сдаваться в ведомственный архив для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями учреждений.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает следующие виды работ:

-экспертиза ценности документов;

— оформление дел;

— составление описей дел;

— передача дел в ведомственный архив и обеспечение сохранности документов.

Экспертиза ценности документов заключается в определении их ценности с целью определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб подведомственных учреждений, в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В других учреждениях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного сроков хранения и акты выделения документов и дел для уничтожения.

Отбор документов для уничтожения и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и длительного хранения за этот же период; акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Для учреждений, передающих документы на государственное хранение, акты утверждают руководители учреждений после утверждения описей дел постоянного хранения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива.

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документации или ведомственного архива организации хозяйственной службе учреждения или конторам по заготовке вторичного сырья.

Документы учреждения формируются в дела, которые подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивка в обложку из твердого картона; нумерацию листов в деле; составление итогового надписи; составление внутренней описи документов; оформление обложки дела.

Сформированные в дела документы временного хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится.

Отдельные группы дел постоянного хранения, наименования которых не полностью раскрывают содержание (дела с постановлениями, приказами, распоряжениями), должны иметь внутренние описи документов. Описание помещается в начале дела и включает индексы документов, их краткое содержание, даты и номера листов в деле.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме.

После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и длительного хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в случае необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляют номера приказов, протоколов, указывают виды и формы отчетности и тому подобное).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и
окончания дела; в деле, содержащем документы лет, что
предшествовали роковые образования дела, под датой делается запись : есть
документы за ___годы).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (чаще), проставляются крайние даты документов каждого тома (части) . Обозначение даты включает число, месяц и год. Число и год записывают арабскими цифрами, название месяца — словом.

На обложке проставляется номер дела по описи и по согласованию с ведомственным архивом, номер описи и фонда. В случае изменения названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название.

Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения выполняются черными светостойкими чернилами или пастой.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, длительного хранения и по личному составу как учреждения в целом (для учреждений с централизованным формированием и хранением дел), так и каждого структурного подразделения (для учреждений со сложной структурой) по установленной форме.

Описи дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное за состояние делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива учреждения.

Составляя опись дел структурного подразделения, следует придерживаться таких правил:

номер описи структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения последнего по номенклатуре дел с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены включенные в него дела. Так, описи дел постоянного, длительного хранения и по личному составу структурного подразделения

5, Идо числящихся по номенклатуре и заведены в 1994 г, будут иметь номера: 5 П-94, 5 Т-94, 5О/С-94.

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Опись на дела длительного хранения должна иметь дополнительную графу «Срок хранения, статья по перечню»;

графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим подразделениям учреждения, о наличии копий и тому подобное;

систематизация дел структурного подразделения, вносится, должна соответствовать систематизации по номенклатуре дел подразделения, так и учреждения в целом;

каждое дело вкоситься к описанию лед самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью записывается только заголовок первого дела;

дела с особо его состав вносятся в описи по алфавиту, тематике, хронологии.

Описи ведутся в течение нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся за ним, первый и последний номера дел, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера).

В годовой раздел описи вносятся также дела, не завершенные делопроизводством в течение года. В таких случаях в конце разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались, указывается «Документы по данному вопросу см. также в разделе за __ год №».

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником канцелярии и утверждается руководителем структурного подразделения. В случае наличия в структурном подразделении учреждения экспертной комиссии (ЭК), описание рассматривается и утверждается ею.

Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах. Если это структурное подразделение имеет экспертную комиссию, опись составляется в трех экземплярах, поскольку один из них прилагается в качестве основания к протоколу ЭК.

Описи дел структурных подразделений являются основанием для составления годового раздела сводной описи дел учреждения, по которым дела передаются ,И на хранение государственных архивов Украины.

Возведен), и опись дел постоянного хранения учреждения составляется в четырех экземплярах и подлежит обязательному утверждению экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива через два года после завершения дел в делопроизводстве. Утверждение государственного архива присылают все 4 экземпляра описей, один из которых после утверждения остается в государственном архиве, а остальные возвращаются учреждению. В соответствии с утвержденными описями учреждение обязано передавать дела в государственный архив в установленные сроки.

Сводные описи дел длительного хранения составляются в двух экземплярах и оформляются так же как и описи дел

постоянного хранения. Описи дел длительного хранения на утверждение архив не отправляются.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного хранения вместе с регистрационными журналами, контрольное-учетными карточками на документы передаются в архив учреждения через два года после завершения их в делопроизводстве (например, дела за 1999 г. передаются в архив в 2002 г.). Дела временного хранения передаются в архив по усмотрению руководителя учреждения.

Передача дел в архив учреждения осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив учреждения оформляет их выдачу во временное пользование.

Прием (передача) каждого дела осуществляет заведующий — специальный сотрудник ведомственного архива -, в присутствии работника делопроизводственной службы только после проведения экспертизы научно-исторической ценности, полного упорядочения и оформления. Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив по описи. При этом на всех экземплярах напротив каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения, расписывается в приеме дел с обязательным указанием цифрами и прописью количества переданных в архив дел, проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, а остальное остается в архиве.

Дела временного хранения могут передаваться в архив учреждения по номенклатуре.