Основной формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Кроме этого номенклатура входит составной чаще в комплекс нормативных материалов, обеспечивающих функционирование разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальным документам.
Она составляется с таким расчетом, чтобы каждый исполнитель работал только с теми делами, которые необходимы ему для выполнения служебных обязанностей и к которым не имеют доступа другие исполнители.
Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и хранение дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передачи дела на открытое хранение и другие сведения
Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленных (изданных) конфиденциальных документов. После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.
Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.
Гриф конфиденциальности дела указывается на обертке. На внутреннюю сторону обертки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.
В дело входят только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также
отдельно с различиями по доступу хранятся конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.
При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и не конфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать их защита более эффективным.
В начале дела размешивается внутренняя опись дела, все исправления, которые были в нее внесены, заверяются росписями исполнителя (или контролирующего лица) и сотрудника службы конфиденциальной документации. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшит документ и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы упоминаются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело может помещаться справка-заместитель, в которой указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за прошлый год.
Дела, закрепленные за конкретными исполнителями, могут иметь индивидуальные цветовые отметки для контроля за их местонахождением на рабочем месте. В небольших фирмах конфиденциальные документы при поступлении или издании могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с конфиденциальной делом, а не с отдельным документом. В этом
случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом. Исполнителям не разрешается хранить у себя на рабочем месте копии готовых конфиденциальных документов, исполнителями которых они не были.
Итак, систематизация исполненных конфиденциальных документов в дела предназначена не только для решения задач обеспечения поиска и последующего использования архивных документов, но и нанести ограничения доступа персонала к архивным документам фирмы, контроля за сохранностью и наличием конфиденциальных документов и дел.
Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний или переговоров Совещания и переговоры, в процессе проведения которых могут
упоминаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, имеют название конфиденциальных. Разрешение на проведение таких совещаний и переговоров (далее по тексту — совещание) с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о конфиденциальной совещание, которое должно состояться, доводится до сведения руководителя службы конфиденциальной документации и начальника службы безопасности. Информация об этом решении фиксируется специальным сотрудником службы конфиденциальной документации на карточке учета с целью дальнейшего контроля за подготовкой и проведением такого совещания.
Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (главными специалистами по направлениям работы) с обязательным предварительным информированием
руководителя службы конфиденциальной документации. По факту проведения таких совещаний в службе конфиденциальной документации заводится учетная
карточка конфиденциальной документации, в которой фиксируется состав
рассмотренных вопросов, принятые решения и состав присутствующих на каждом
вопросе сотрудников фирмы.
Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в фирме разрешительной системы. Приглашение на такие совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, возможно только в случае крайней необходимости их участия в обсуждении конкретного вопроса, их присутствие при обсуждении других вопросов не разрешается.
Ответственность за обеспечение защиты конфиденциальной информации и сохранение тайны фирмы в ходе подготовки и проведения конфиденциального совещания несет руководитель, которой организует данную встречу. Сотрудник службы конфиденциальной документации оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утечки информации.
Подготовку конфиденциального совещания осуществляет руководитель, который ее организует, с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной конфиденциальной информацией, что составляет тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания.
В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются программа проведения совещания, повестка дня, информационные материалы, проекты решений и список участников совещания по каждому вопросу повестки дневной. Все документы, составленные в процесс подготовки
конфиденциального совещания, должны иметь гриф «Конфиденциально», составляться и обрабатываться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов.
Документы (в том числе договоры, контракты и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация объявляется участникам совещания устно при обсуждении конкретного гасання. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т.п.) в проектах решений и других документов не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и является стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставленных льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь грифа конфиденциальности.
Список участников совещания составляется отдельно по каждому оговоренному вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается и руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимающих должности, представленные ими организации (фирмы) и наименование документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Наименование представляемой фирмы может при необходимости заменяться ее условным обозначением.
Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу может служить только доверенность представленной
лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для хранения в службе конфиденциальной документации.
Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на котором предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с руководителями службы конфиденциальной документации и службы безопасности, их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты конфиденциальной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, который организовывал совещание.
Одновременно с визированием подготовленных документов руководители указанных служб и ответственный организатор определяют место проведения совещания, порядок доступа участников совещания в это помещение, порядок документирования хода обсуждения вопросов и принятых решений, а также порядок розсипки (передачи) участникам совещания оформленных решений и подписанных документов.
Любое конфиденциальное совещание проводится в помещении, которое имеет лицензию на проведение в нем подобного мероприятия и, следовательно, оборудованном средствами технической защиты информации. Доступ в такие помещения сотрудников фирмы и представителей других фирм и организаций разрешается и осуществляется только сотрудником службы безопасности.
Перед началом конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности обязан убедиться в отсутствии в помещении аудио — и відеозаписувальних или передающих устройств и качественной работе средств технической защиты на всех возможных каналах утечки информации Помещение должно быть оборудовано кондиционером, так как открытие окон, дверей гад время совещания не допускается. Окна закрываются шторами, входная дверь оборудуется сигналом, который оповещает об их плохое закрытие. С целью звукоизоляции целесообразно иметь двойные двери (тамбур) или зашторивать двери звукопоглощающей тканью.
Проведение совещания в других или не приспособленных помещениях фирмы (кроме кабинета первого руководителя) не разрешается.
В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не должны находиться приборы, оборудование и технические средства, которые непосредственно не используются для обеспечения хода совещания (например, телефоны городской сети, ПЭВМ телевизионные и радиоприемники и др.). При необходимости они располагаются в соседней, изолированной комнате.
Аудио — и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведутся только по письменному указанию первого руководителя фирмы и осуществляется одним из сотрудников фирмы, готовившим совещание. Магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается службой конфиденциальной документации под роспись в учетной форме и возвращается в службу по окончании рабочего дня.
Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный организатор
совещания с участием службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Знаходженім (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющие отношения к вопросу, который обсуждается, не разрешается.
Целесообразно, чтобы руководитель, который организовал совещание, перед его открытием напомнил участникам о необходимости сохранения коммерческой тайны и уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.
Ход конфиденциального совещания документируется одним из сотрудников, который ее готовил, или сотрудником службы конфиденциальной документации. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составлен протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня и оформляться в стенографічному тетради, зарегистрированному в службе конфиденциальной документации
Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, который организовал совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированных в службе конфиденциальной документации, с последующей сдачей их в службу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания.
При необходимости вызова на совещание, которое проходит, дополнительных лиц (экспертов, консультантов, представителей других фирм и организаций) факт их участия в совещании фиксируется в протоколе с указанием
мотивов их вызова. Присутствие этих лиц на совещании ограничивается временем рассмотрения той ситуации, через которую они были вызваны.
Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:
вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемник, радіотелефонії и другую аппаратуру, пользоваться ею;
делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;
обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;
информировать о совещании (вопросах повестки дня, состав участников, время и место проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т.п.) каких-либо лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы.
Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио — или видеозаписи или использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается первому руководителю фирмы-организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации передается руководителю службы конфиденциальной документации для учета и хранения. Устройство записи возвращается владельцу.
В процессе совещания его участники не могут оглашать больший объем конфиденциальных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщить сведения, которые не относятся к обсуждаемому вопросу. Состав конфиденциальных сведений, объявляется, регламентируется руководителем, организовавшим совещание.
Во время проведения переговоров по заключеню, продлению или прекращению какого-либо договора сотрудникам фирмы, которые принимают участие в переговорах, не разрешается-раскрывать стратегию и желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с темой совещания, не допускается.
По окончании конфиденциального совещания помещение, в котором оно проходило, осматривается сотрудником службы безопасности, запирается, опечатывается и сдается под охрану.
Документы, которые были приняты на совещании, оформляются, підтісуються, при необходимости размножаются и рассылаются (передаются) участникам совещания в соответствии с требованиями к работе с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов должны иметь гриф ограничения доступа. Рассылать документы, содержащие строго конфиденциальную информацию, не разрешается.
Следовательно, подготовка и проведение совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам, оформление их результатов связаны с выполнением ряда обязательных процедур, необходимых для правильной организации работы организаторов и участников этих мероприятий. При несоблюдении изложенных требований возникает серьезная опасность
разглашения (утечки) ценной информации и секретов фирмы, ее партнеров
и клиента.