Документооборот — движение документов по организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, пропорциональном загрузке подразделений и должностных лиц, что показывает положительное влияние на процесс управления в целом.

Документооборот на предприятии осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки (руководители учреждения и подразделений, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки самих документов (экспедиция, печатное бюро и др.).

Требования к потокам документов:

1) движение документов должно быть прямоточным, т. е. исключать косвенные маршруты;

2) принцип однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документов следует выполнять параллельно, чтобы сократить время пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

При проектировании рациональных документопотоков на предприятии составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты движения и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий.

Схема документооборота представлена на рис. 1 для предприятия с объемом документооборота от 25 до 100 тыс. документов

на год.

делопроизводства. Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних, приказов по основной деятельности , личному составу).

Объем документооборота — количество входящих, исходящих и внутренних документов предприятия за определенный период времени.