Документооборот включает в себя несколько этапов прием, обработка, распределение, регистрация, передача, доставка, контроль исполнения.

Приема документов. Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается канцелярией. Приему подлежит также и доплатна корреспонденция, оплата которой осуществляется на основании конвертов, где указана ее сумма.

В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись «лично» или адресованные общественным организациям учреждения (профкома, женской раде и тому подобное).

При вскрытии конвертов проверяется их целостность, а также соответствие номеров на документах и конвертах. В случае отсутствия документа или приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй остается в канцелярии.

Если обнаружено повреждение конверта необходимо сделать соответствующую отметку в почтовом реестре.

Хранить конверты и добавлять их к документам необходимо

в случаях, когда только за конвертами можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов, когда в конверте отсутствуют отдельные документы или номера документов не соответствуют номерам на конвертах. Конверты прилагаются также в судебных, арбитражных дел, исковых заявлений и кассационных жалоб и писем, заявлений и жалоб граждан.

Неправильно оформленные (неподписанные, незаверенные), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

Рассмотрение документов. Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии, учреждения или другое, назначенное для этого лицо согласно распределению функциональных обязанностей.

Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, требующие обязательного рассмотрения руководством (собственником) учреждения или непосредственно исполнителями отвечаю их функциональных обязанностей, определение необходимости их регистрации, а также установление срока исполнения. Осуществляется в день получения документов или в первый рабочий день в случае их поступления в нерабочее время. Поручения высших органов правления, телеграммы и телефонограммы необходимо рассматривать немедленно.

В ходе предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться положением об учреждении и ее структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.

Руководству или собственнику учреждения в первую очередь передаются документы правительственных или других вышестоящих органов, а также

важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и требуют их решения. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции.

С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководством учреждения или ее владельцем разрабатывает графики доставки корреспонденции подразделениям.

Регистрация документов. Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условных обозначений — регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрируются документы с целью обеспечения их учета, контроля выполнения и оперативного использования имеющейся в них информации. Как правило, регистрация документов осуществляется централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов в год, с территориально разобщенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения. Место регистрации документ закрепляется в инструкции по делопроизводству учреждения, к которому прилагается утвержденный руководителем (собственником) учреждения перечень документов, не подлежащих регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др) как те, что создаются и используются в учреждении, так и те, что поступают от других учреждений и частных лиц.

Каждый документ регистрируется в данном учреждении только один раз: входящие — в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, создаваемые — в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от наименования, вида, автора и содержания. Отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу и о командировании, решения коллегии, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение. В процессе регистрации документам предоставляются условные обозначения — регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах тешу документов, которые регистрируются и дополняются индексами по номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов и тому подобное.

Для регистрации всех категорий входящих и создаваемых документов в государственных учреждениях применяется регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки средствами вычислительной техники. В небольших учреждениях с объемом документооборота до 500-600 документов в год допускается применять журнальную форму регистрации.

За карточной формы регистрации вид и определение количества картотек зависит от конкретных потребностей работы учреждения. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах: для канцелярии и структурного подразделения, в котором карточка

передастся вместе с документом. В случае постановки документа на контроль изготовляются три экземпляра карточки.

Для удобства регистрационные карточки группируются в учетно-деловые картотеки, которые заводятся отдельно на каждый календарный год. Такие картотеки, как правило, состоят из двух частей : выполненных и невыполненных документов. Первая часть используется для поиска исполненных документов по определенному вопросу, вторая — для поиска документов в процессе их исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Если регистрационных карточек много, их раскладывают по разделам по направлениям деятельности учреждения, положенными в основу названий ее структурных подразделений.

По мере исполнения документов карточки из разделов первой части с проставленными на них необходимыми отметками переставляются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.

По журнальной формы регистрации документов
рекомендуется вести следующие журналы регистрации:

а) правительственных документов;

б) приказов руководителя учреждения из основного состава;

в) приказов по личному составу;

г) командировок;

д) решений коллега учреждения;

е) акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности.

Автоматизированная регистрация документов производится централизованно в местах регистрации документов, оборудованных средствами вычислительной техники. Запись производится с регистрационно-контрольной карточки, составленной на базе обязательных реквизитов

регистрации, обеспечивающие совместимость программно-технических средств или путем прямого ввода с документа реквизитов регистрации.

Обязательные реквизиты регистрации: наименование документа; автор (корреспондент); дата документа; индекс документа;

заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
ответственный исполнитель;
срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса, дата исполнения, индекс документа-ответа).

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: указанием исполнителя, его распиской в получении документа, ход выполнения, приложения и тому подобное. Порядок размещения реквизитов определяет учреждение.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии сети — центральный банк регистрационных данных.

Автоматизированные банки данных обеспечивают работников аппарата управления информацией о всех документах и месте их нахождения при помощи ввода информации на дисплей и изготовления машинограмм.

Поступающие документы фиксируются в «Журнале входного

корреспонденции»

№ п/п

Дата поступления

Название

документа

Краткое содержание

Отметка о выполнении

Примечания

3

03.01.99

Письмо-запрос из военкомата

О наличии работников, которые являются военнообязанными

Чабан Н.М., начальник отдела кадров Исх. №1 от 05.01.99

Дело №07

«Отметка о выполнении» — указывают фамилию и должность сотрудника, отвечающего за составление ответа на входящий документ и дату ответа.

«Журнал исходящей корреспонденции

№ п/п

Дата отправления

Название документ;

Краткое

содержание

Письмо с уведомлением

Примечания

данный

Дата, ком

1

05.01.98

Письмо

Ответ на письмо-запрос от 03.01.98

На почте 07

Письмо получено 09.01.98

Дело №0

В графе «Письмо с уведомлением» — документ фиксируется в том случае, если мы отправляем письмо с уведомлением. Тогда необходимо отметить номер, который получил письмо на почте, а также дату, когда получено уведомление с подписью адресата.