Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться централизованно канцелярией предприятия. Как правило, она отправляется в день получения от структурных подразделений или на следующий день.

Отправка или передача работникам предприятия документов без их регистрации в канцелярии недопустима.

Во время приемки от исполнителей исходящих документов необходимо проверять:

— правильность оформления документа, размещения на нем реквизитов;

— правильность указания адреса корреспондента;

— наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

— наличие на копиях документов, остающихся в делах;

— наличие на документе отметки о приложениях;

— соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, находящихся в конверте. Если оригинал документа подлежит возврату, на верхнем поле первой страницы проставляется штамп «Подлежит возврату».

Оригиналы приказов, планов, протоколов и т. п. необходимо оставлять в учреждениях — авторах этих документов. Подразделениям направляются их вторые экземпляры.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которая изготавливается заранее типографским способом. В случае отправки корреспонденции в другие города, кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата, следует указывать точный почтовый адрес (почтовый индекс, город, область, улица, номер дома.).