Документы относятся к определенной дела и систематизируются в середине ее.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; хранение документов. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Может быть централизованное и децентрализованное формирование дел.
Название дел должна соответствовать фактическому составу и содержанию документов в них.
К делу подшивают только выполнении документы (оригинал или заверенные копии), оформленные согласно требований ДСТУ.
Документы постоянного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты и прочее). В дела группируют документы одного діловодчого года. Исключение составляют:
дела, что переходят на судебные дела;
личная документация, которая формируется на протяжении всего
периода работы данного лица в учреждении;
учебная документация, образующаяся в учебных заведениях;
документы постоянных комиссий.
Приложения большого объема подшивают в отдельные дела; небольшие добавить прилагаются к документам, к которым они относятся. Отдельно группируют экземпляры документов, размножении массовым тиражом (обзоры, сводки и другое), получаемых для информации с других предприятий, некоторые руководящие (счета, наряды) документы.
В деле должно быть не более 250 листов (30-40мм).
При большом числе документов из них формируют самостоятельные дела по узким вопросам или по хронологии.
Документы в средние дел можно разместить: по вопросам, с
хронологического, алфавитного, нумераційного принципа.
Чаще всего используют логично-запитний способ, то есть документы размещаются в деле согласно логической последовательности решения того или иного вопроса.
По алфавитной систематизацией используют фамилии их авторов, названия учреждений — корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов и тому подобное.
В номерам порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и так далее).
Систематизация отдельных категорий документов
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и другое) формируют в дела по видам документов и по хронологии, приложения, к ним относятся. Приказы по основной деятельности и по личному составу формируют отдельно.
— Регулярная проверка качества ссылок по более чем 100 показателям и ежедневный пересчет показателей качества проекта.
— Все известные форматы ссылок: арендные ссылки, вечные ссылки, публикации (упоминания, мнения, отзывы, статьи, пресс-релизы).
— SeoHammer покажет, где рост или падение, а также запросы, на которые нужно обратить внимание.
SeoHammer еще предоставляет технологию Буст, она ускоряет продвижение в десятки раз, а первые результаты появляются уже в течение первых 7 дней. Зарегистрироваться и Начать продвижение
Документы коллегий формируют в отдельные дела: протоколы и решения коллегии и документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, проекты решений и прочее).
Поручения вышестоящих организаций группируют в дела за направленостями деятельности. В середине дела документы располагают в хронологической последовательности.
Планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов и хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу; анкета; листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
Копии приказов о взыскании, поощрении — до личного дела не
вносятся, а записываются в дополнение к личному шестерка.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в отдельные дела в пределах года и располагают по алфавиту.
Претензии клиентов размещают в хронологическом или в алфавитном порядке.
Переписка формируют в дела за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Хронология за инициативными документами.
Выдача дел во временное пользование сторонним организациям — с разрешения руководителя учреждения. На выданное дело заводится карта — заменитель, в которой указывается структурное подразделение, номер дела, дата выдачи, кому выдана, дата ее возврата.
Номенклатура дел бывает трех видов:
1. Типичная — предусматривает индексацию дел в отрасли и является
нормативным документом для государственных организаций.
2. Конкретная — составляется на основании типовой, причем
заголовки дел могут быть конкретизированы с учетом
специфики данной организации.
3. Примерка — устанавливает примерный состав дел, что носит
рекомендательный характер, то есть нет конкретной фиксации в
нумерации дел. Такая номенклатура дел применяется в
частных структурах.
Для примерной номенклатуры рекомендуется размещать заголовки дел в определенной последовательности.
Например: 1. Дела с организационно-распорядительной документацией
вышестоящих органов (Постановления Верховной Рады).
2. Дела с организационно-распорядительной документацией предприятия (Устав, Положение и так далее).
— Разгрузит мастера, специалиста или компанию;
— Позволит гибко управлять расписанием и загрузкой;
— Разошлет оповещения о новых услугах или акциях;
— Позволит принять оплату на карту/кошелек/счет;
— Позволит записываться на групповые и персональные посещения;
— Поможет получить от клиента отзывы о визите к вам;
— Включает в себя сервис чаевых.
Для новых пользователей первый месяц бесплатно. Зарегистрироваться в сервисе
3. Распорядительная документация по предприятию (приказы, распоряжения).
4. Планово-отчетные документы (годовые, месячные, воскресные).
5. Переписки.
Каждая организация независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры должна иметь конкретную (индивидуальную).
Номенклатура дел (НС) организации оформляется на общем бланке организации.
НС составляется на основании изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации, классификаторов документов и корреспондентов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения документов.
Индивидуальный НС состоит из НС отдельных структурных подразделений, которые разрабатываются должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с руководителем архивного подразделения учреждения.
После исполнения документов они группируются в дела, которым даются заголовки.
Заголовок дела состоит из элементов в следующей последовательности:
— название вида дела (переписка, журнал и так далее) или вида документов (протоколы, приказы…);
— название организации или структурного подразделения (автор документа); название адресату корреспондента документа;
— краткое содержание документов дела;
— название территории, с которой связано содержание документов дела;
— даты (период) дела;
— указание и копійність документов.
В заголовках дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства применяется термин «документы».
Например: Документы о проведении межотраслевых выставок (планы, характеристика экспонатов…).
Документы к протоколам заседания коллегии министерства.
Переписка с «Хмельницькгазом» о поставках газа.
Индексация дел
Индекс дела структурного подразделения из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номера в пределах подразделения.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Размещение дел в номенклатуре структурного подразделения должно соответствовать степени важности дел по унифицированной форме.
Первой — группа дел, которая включает документы органов высшего уровня, далее группа ОРД учреждения (приказы, распоряжения, решения), планово-отчетная документация, переписка (здесь первыми дела, содержащие переписку с вышестоящими органами).
Графа 3 — (количество дел, томов) заполняется в конце года.
Графа 4 — срок хранения с указанием на перечень (типовой, ведомственный).
Графа 5 — перечни документов со сроками их хранения, отметки о заведении дел к уничтожению, о передаче дел.
В конце делового года НС структурного подразделения обязательно заверяется итоговой записью, в которой указывается количество и категории фактически заведенных за год дел. Подписывает лицо, ответственное за делопроизводство.
Порядок составления и утверждения в учреждении НС
НС структурного подразделения составляется в 3-х экземплярах на каждом заполняется гриф согласования экспертной комиссией структурного подразделения и заведующим архивом учреждения.
1-й — хранится в структурном подразделении;
2-й — передается в канцелярию учреждения;
5-й — используется для формирования дел и поиска документов.
НС структурных подразделений сводятся канцелярией в единую (сводную) НС учреждения.
При составлении сводной НС может использоваться структурный или функциональный принцип ее построения.
Структурный — подзаголовки дел — название структурного подразделения. Первый — канцелярия, организационный отдел, плановый отдел, отдел реализации и сбыта…
Функциональный — по направлению деятельности. Разделы и подразделы отражают управленческие функции и размещаются по степени важности: планирование, финансирование и так далее.
К НС включают не законченные дела, наделить от других учреждений.
Дела вопросам, решение которых продолжается более одного года
(переходные) вносят в ЧС каждого года в течение срока их. решения.
Дела общественных организаций размещаются в конце НС. К НС не включают печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени и прочее.
Сводная НС согласовывается с экспертной комиссией учреждения и экспертно-проверочной комиссией государственного архива, утверждается руководителем учреждения.
Сводная НС (ЗНС) состоит из 5-ти экземпляров:
1-й — в канцелярии;
2-й — в архив учреждения;
3-й — направляется к соответствующей государственной архивного учреждения;
4-й — в текущей работе канцелярии;
5-й — структурным подразделениям для работы.
ЗНС как и НС структурного подразделения ежегодно (ноябрь-декабрь) пересматривается, уточняется, перепечатывается, утверждается руководством.
Повторному пересмотру и утверждению с архивными органами НС подлежат один раз в пять лет или в случае изменений в структуре, функциях учреждения.
Последняя графа «Примечания» служит для примечаний об уничтожении дел и передачи их в архив.
В конце каждого раздела нужно оставлять резервные порядковые номера, не предусмотренные ранее.